Sachverhalt:

Ein Standort führt zu Synergieeffekten:

Die Abteilung 4 „Jugend und Soziales“ (106 Mitarbeiter/innen) mit ihren 5 Fachbereichen (FB) ist derzeit auf insgesamt 4 Standorte in Stadt und Landkreis Kaiserslautern verteilt:

A)     Fischerstraße (Fachbereiche 4.1, 4.2, 4.4, 4.5 und FB-Leitung 4.3)

B)      Casino (Elterngeldstelle und Unterhaltsvorschuss FB 4.1, Jugendgerichtshilfe FB 4.4)

C)      VG Otterberg (Betreuungsbehörde FB 4.2)

D)     Landstuhl (GemeindeschwesterPlus FB 4.2 und Schutzhilfe FB 4.4)

Die Auflistung zeigt, dass innerhalb der einzelnen Fachbereiche aktuell verschiedene Standorte genutzt werden, wodurch selbst Routineabläufe (Besprechungen, Mitarbeitergespräche etc.) mit einem nicht unerheblichen Mehraufwand und administrativen Reibungsverlusten verbunden sind.

Der Kreistag hat bereits mit Beschluss vom 11.07.2016 als Ziel ausgegeben, die Abteilung 4 – Jugend und Soziales - „in einem Segment auszugliedern“ und kurz- bzw. mittelfristig in der Fischerstraße weitere Räumlichkeiten anzumieten, um eine dauerhafte angemessene Ausstattung mit Büroflächen gewährleisten zu können. Wie sich herausgestellt hat, ist diese Zielvorgabe auf Grund fehlender räumlicher Kapazitäten im Behördenhaus in der Fischerstraße nicht umsetzbar.

Wenn es möglich sein sollte, das Gebäude in der Rummelstraße Kaiserslautern anzumieten, dann könnte die gesamte Abteilung „Jugend und Soziales“ an einem einzigen Verwaltungssitz untergebracht werden, was zahlreiche positive Synergieeffekte (Wegfall von Wege- bzw. Fahrtzeiten, Beschleunigung von Arbeitsvorgängen durch Bündelung korrespondierender Fachbereiche an einem Ort) nach sich ziehen würde.

Auch für die Bürger/innen wäre es von Vorteil, wenn alle Sachgebiete, Leistungs- und Beratungsangebote der Abteilung „Jugend und Soziales“ an einem Standort vorzufinden wären (z. B. Leitstelle Älterwerden – GemeindeschwesterPlus – Betreuungsbehörde - Hilfe zur Pflege).

Weitere Gründe, die für einen Umzug der Abteilung 4 in das Mietobjekt „Rummelstraße“ sprechen, sind wie folgt anzuführen:

1)      Zusätzlicher Raumbedarf durch Mehrpersonal:

Aufgrund steigender Fallzahlen und Gesetzesänderungen mussten in den letzten 24 Monaten über 10 Stellen – vor allem in den Fachbereichen 4.1 „Wirtschaftliche Jugendhilfe“ und 4.4 „Soziale Dienste“ - neu geschaffen werden. So stockte man beispielsweise im Sachgebiet „Unterhaltsvorschuss“ das Personal von bisher 2 Mitarbeitern auf nunmehr 6 Mitarbeiter/innen auf.

Mit Einführung des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) wird zudem ab 01.01.2020 die Eingliederungshilfe aus der Sozialhilfe ausgegliedert und als neuer Teil 2 in das SGB IX eingefügt.

Zielsetzung des neuen SGB IX ist es, die Hilfen im gesamten Eingliederungsbereich künftig aus einer Hand sicherzustellen, was einen Systemumbruch in vielen Bereichen nach sich ziehen wird. Dies bedingt künftig auch eine enge Zusammenarbeit mit dem Jugendamt. Auch hier würden sich kurze Dienstwege positiv auf die Arbeitsabläufe auswirken.

Die Sachbearbeitung in der künftigen Eingliederungshilfe wird infolge dieses Paradigmenwechsels zu einer der anspruchsvollsten Tätigkeiten in der öffentlichen Verwaltung aufgewertet, deren ordnungsgemäße Erledigung eine umfangreiche Sach- und Fachkenntnis voraussetzt und auch Anforderungen an eine gewisse räumliche Ausstattung stellt. Die Verwaltung, die mit 4 bis 6 zusätzlichen Stellen zur Bewältigung dieser neuen Aufgaben rechnet, beabsichtigt eine Neuorganisation der Fachbereiche in der Abteilung 4 mit einem neuen Fachbereich „Eingliederungshilfe, Grundsicherung und Wohngeld“. Dieser Fachbereich benötigt Einzelbüros für die Fall- und Reha-Beratung sowie einen größeren Besprechungsraum zur Abhaltung von Teilhabe- und Gesamtkonferenzen. Im Mietobjekt „Rummelstraße“ könnte dieses Raumkonzept umgesetzt werden.

Aufgrund von weiteren geplanten Gesetzesänderungen werden im kommenden Jahr ferner zusätzliche Stellen in den Aufgabenbereichen „Kita-Beratung“ und „Jugendgerichtshilfe“ erforderlich.

Im Hinblick auf den absehbaren räumlichen Mehrbedarf und die Erfüllung der verwaltungsmäßigen Anforderungen, erweist sich die Anmietung unter Verbesserung der Peripherie relativ kostenneutral. Die erforderlichen Kosten würden voraussichtlich unter Berücksichtigung eines weiteren notwendigen Standorts 312.000 € pro Jahr betragen. Bei Anmietung der „Rummelstraße“ 332.000 €. Weitere Synergieeffekte sind dabei nicht berücksichtigt. Insbesondere die Reibungsverluste der Wegezeiten zwischen den verschiedenen Standorten.

2)      Verbesserte Infrastruktur:

Lediglich am Hauptstandort der Abteilung „Jugend und Soziales“ in der Fischerstraße sind derzeit 10 Parkplätze vorhanden, davon 2 für Dienstfahrzeuge. Der überwiegende Teil der Mitarbeiter/innen, darunter auch viele, die ihr Fahrzeug dienstlich nutzen müssen, parkt an der SVG bzw. am Kreishaus in der Lauterstraße oder auf gebührenpflichtigen Parkplätzen in der Stadt. Dies führt zu einem unverhältnismäßigen Aufwand für Wegezeiten. Bei 18 Mitarbeiter/innen des Sozialdienstes, die in der Regel täglich in den Außendienst fahren und hierbei eine halbe Stunde zu ihrem Auto und wieder zurück unterwegs sind, summieren sich diese Zeiten auf eine Vollzeitstelle.

An der Immobilie „Rummelstraße“ stünden der Abteilung künftig 26 Parkplätze zur Verfügung, die zu einer erheblichen Verbesserung der Situation und damit zu mehr Effizienz im Dienstbetrieb beitragen würden.

Die Besucher haben zudem die Möglichkeit auf gebührenpflichtigen Parkplätzen direkt vor dem Gebäude zu parken. Das Gebäude liegt in der Innenstadt und ist daher auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.

3)      Sicherheitsaspekte:

Die Gesellschaft ist im Wandel, das mediale Zeitalter fördert Aggressionspotenziale was auch die Mitarbeiter/innen der Abteilung „Jugend und Soziales“ zu spüren bekommen. Drohungen sind mittlerweile an der Tagesordnung, Hausverbote müssen ausgesprochen und überwacht werden.

Die Geschäftsstellen der Abteilung „Jugend und Soziales“ sind während den Öffnungszeiten für jedermann unbeobachtet und ungehindert zugänglich, selbst außerhalb der Öffnungszeiten ist dies teilweise möglich. Zu keiner Zeit besteht also Klarheit darüber, wer sich im Dienstgebäude bei wem aufhält.

An Gerichten, Finanzbehörden, Ministerien, Jobcentern und einigen Jugend- und Sozialämtern wurden bereits Einlasskontrollen aus Sicherheitsgründen eingeführt. Gerade in Jugend- und Sozialämtern und anderen Sozialbehörden kam es schon des Öfteren zu Vorfällen, die mit erheblichen körperlichen oder auch psychischen Folgen für die betroffenen Mitarbeiter/innen verbunden waren.

Daher wäre es – auch in Anbetracht der vom Dienstherrn sicherzustellenden Fürsorgepflicht  – sinnvoll, Mindeststandards zum präventiven Schutz der Mitarbeiter/innen einzuführen. Einzelne Maßnahmen zur Sicherstellung des Mitarbeiterschutzes könnten auf Grund der baulichen Gegebenheiten im neuen Dienstgebäude „Rummelstraße“ problemlos umgesetzt werden, wie z. B.:

• Einrichten eines Anmelde- bzw. Informationsschalters im Eingangsbereich (Erdgeschoss)
• Beschränkung des ungehinderten Behördenzugangs durch Einlasskontrollen, ggf. Identitätsfeststellung durch Ausweispflicht (automatisierte Verfahren sind möglich, die auch das Überprüfen verhängter Hausverbote erleichtern bzw. erst ermöglichen)
• Terminangaben verifizieren (z. B. durch Nachfragen bei den zuständigen Sachbearbeitern, Abgleich von Kalendereinträgen über Outlook)
• Wartebereiche für Besucher einrichten (Abholen oder Aufrufen der Klienten durch den zuständigen Sachbearbeiter, insbesondere derjenigen Besucher, die ohne Termin vorsprechen)
• Videoüberwachung in den Eingangs- und Wartebereichen unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Ausstattung der Mitarbeiter/innen mit einem Alarm-Button (z. B. mit dem System „Secufy“, das im Objekt „Rummelstraße“ technisch realisiert und im Allgemeinen Sozialen Dienst erprobt werden könnte)

4)      Besprechungszimmer, Sozialräume, Front-Office, Lagerraum:

Bisher finden Besprechungen entweder in den Büros unter sehr beengten Verhältnissen statt oder müssen außerhalb der eigenen Verwaltung durchgeführt werden. In der Immobilie „Rummelstraße“ wären ausreichend Sozialräume und Besprechungszimmer vorhanden, die dem Anspruch an eine moderne Verwaltung genügen würden.

Am Standort „Rummelstraße“ bestünde zudem die Möglichkeit, ein sogenanntes Front-Office für den Bereich „Soziale Dienste“ einzurichten, wo Klienten eine Erstberatung erhalten oder Anträge stellen können. Räumlichkeiten zur Gewährleistung des Begleitenden Umgangs im Rahmen der Vollzeitpflege wie auch in Fällen der Trennungs- und Scheidungsberatung wären ebenfalls realisierbar.

Auch Auszubildenden und Studierenden (Dualer Studiengang, eigene Ausbildung mit Kooperationspartnern ist künftig geplant) könnten adäquate Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden.

Im Objekt „Rummelstraße“ wären zudem Lagermöglichkeiten für Büromaterialien, Kindersitze usw. vorhanden.

5)      Sozialdatenschutz, Arbeitsschutz:

Durch die Mehrfach- und Überbelegung der Büros können an den bisherigen Standorten die Vorgaben des Sozialdatenschutzes und der Arbeitssicherheit nur unzureichend oder gar nicht eingehalten werden.

Für besonders sensible und datenschutzrelevante Bereiche, wie den Sozialen Dienst, könnten künftig in der Immobilie „Rummelstraße“ auch einige Einzelbüros zur Verfügung gestellt werden.

Beschlussvorschlag:

Der Kreistag stimmt der Anmietung der Immobilie „Rummelstraße“ für zunächst 10 Jahre zu und beauftragt die Verwaltung mit der frühestmöglichen Unterbringung der Abteilung „Jugend und Soziales“ an diesem Standort.