Sachverhalt:

Die Kreisverwaltung Kaiserslautern nutzt zur Abwicklung der Gremienarbeit seit Mitte September 2011 das Sitzungsdienstprogramm „Session“ der Fa. Somacos.

Der Kreistag hat in seiner Sitzung im Mai 2017 einmütig der grundsätzlichen Einführung der Modulerweiterung „SessionNet“ zugestimmt und damit die Rahmenbedingungen zur digitalen Sitzungsbearbeitung  geschaffen.

Nun beabsichtigt die Verwaltung u. a. im Zusammenhang einer künftigen Digitalisierung der Verwaltungsarbeit die Einführung und künftige Nutzung der Mandatos App.

Die App bildet das bisher in der Nutzung stehende SessionNet ab, ergänzt um nützliche Zusatzfunktionen, synchronisiert dabei automatisch und sitzungsbezogen sämtliche Dokumente mit dem Arbeitsplatz, ob Vorlagen, Tagesordnungen, Einladungen oder andere Sitzungsdokumente. Alle abgerufenen Daten und Dokumente werden zentral in einem gesicherten und verschlüsselten Verzeichnis des Arbeitsplatzes gespeichert. Daher ist auch ohne Internetverbindung ein Zugriff auf alle wichtigen Informationen gegeben. Es kann gezielt offline recherchiert und auf Sitzungen vorbereitet werden.

Die Mandatos App wurde innerhalb der Verwaltung bis zum 30.04.2020 einer 3-monatigen Testphase unterzogen. Eine Rückmeldung der Testpersonen ergab, dass die App auf unterschiedlichen Smartphones und Tablets ohne Probleme läuft. Die Darstellung der Dokumente war ohne Einschränkung möglich, die Bedienung komfortabel.

Für die Lizenzvariante der Verwendung eigener Endgeräte unabhängig vom Smartphone- bzw. Tablet-Anbieter wurde von der Fa. Somacos im Mai 2020 ein Angebot eingeholt. Die Lizenzgebühr für eine MANDATOS-Serverlizenz beläuft sich auf 3.098,00 € zzgl. USt. Hinzu kommen noch drei weitere Lizenzgebühren (Clientlizenz MANDATOS iPad App, Clientlizenz MANDATOS Android App und Clientlizenz MANDATOS Windows 10 Universal App) von je 1.549,00 € zzgl. USt, um die verschiedenen Smartphone-Anbieter abzudecken. Der einmalige Gesamtbetrag für die Software-Lizenzen beläuft sich mithin auf insgesamt 9.216,55 €.

Des Weiteren entstehen bei der Verwendung von 3 Clientlizenzen laufende Kosten für Softwarepflege und Wartung von monatlich 184,45 € bei einer Mindestvertragsdauer von 12 Monaten.

Zur Nutzung der Mandatos App werden mobile Endgeräte (Windows, iOS oder Android) notwendig. Die Verwaltung plant für eine nachweisliche Neuanschaffung eines Gerätes die Zahlung eines Kostenzuschusses pro Kreistagsmitglied und Legislaturperiode in Höhe von 250 €. Eine Nutzung vorhandener privater Geräte, für die eine Clientlizenz besteht, wird erlaubt.

Die Endgeräte sind durch die Mitglieder in Eigenregie zu beschaffen und verbleiben auch nach einem Ausscheiden aus dem Kreistag in deren Besitz.

Beschlussvorschlag:

Der Kreisausschuss beschließt die Einführung der MANDATOS App unter den o. g. Konditionen.