Sachverhalt:

Im Sinne der Weiterentwicklung der Digitalisierung im Landkreis Kaiserslautern ist im Bereich der Kindertagesstätten die Einrichtung eines digitalen Anmeldeportals vorgesehen. Mit dieser neuen Verwaltungssoftware können Eltern die Anmeldung ihres Kindes in der Kindertagesstätte zukünftig digital vornehmen. Für einen Übergangszeitraum wäre parallel immer noch die Anmeldung in der Einrichtung selbst möglich, von der dann die Eingabe im System erfolgen müsste.

Gleichzeitig ergibt sich damit für das Jugendamt die Möglichkeit, auf die neuen Vorgaben des Kita-Gesetzes reagieren zu können. Durch die Einrichtung einer solchen Plattform können die Bedarfe zukünftig zentral beim Jugendamt ermittelt und zur Bedarfsplanung herangezogen werden. Durch die Anbindung der Einrichtungen erfolgen zudem die Personalmeldungen in nur einem System, da auch die Meldung vom Jugendamt ans Land über dieses Verfahren erfolgen wird.

Der Anbieter BMS Consulting der Verwaltungssoftware KitaPLUS hat zusammen mit dem Land Rheinland-Pfalz ein Landesverfahren (KiDz) entwickelt, das uns demnächst anstelle der bisherigen Datenbanken zur Verfügung gestellt wird. Die Verwaltungssoftware KitaPlus würde in Ergänzung dieses Verfahrens die Schnittstelle zu den einzelnen Einrichtungen und somit ein geschlossenes System zwischen den betroffenen Stellen bilden. Auch Betriebserlaubnisse werden zukünftig vom Land darin eingepflegt, sodass umgekehrt auch die Beantragung durch das Jugendamt zusammen mit den Einrichtungen im System erfolgen kann. Doppeleingaben bzw. Anträge in Papierform oder über andere digitale Wege würden damit entfallen. Auch die Statistik könnte über dieses System bedient werden, da alle Daten hinterlegt sind.

Die Verwaltungssoftware KitaPLUS wird zudem schon von über 64% unserer 68 Einrichtungen im Landkreis Kaiserslautern genutzt. Die übrigen 24 Einrichtungen würden im Rahmen einer „Light-Anbindung“ mit reduziertem Funktionsumfang, die vom Landkreis mitfinanziert werden müsste, in ein flächendeckendes System aufgenommen werden. Für jede dieser Einrichtungen besteht jederzeit die Möglichkeit, die Anbindung auf eigene Kosten auf die Vollversion auszuweiten und damit den vollen Umfang der Software zu nutzen.

Das uns vorliegende Angebot beläuft sich auf 97.175,40 € und beinhaltet alle Kosten zur Einführung der Software im Rahmen einer Projektphase über einen mehrmonatigen Zeitraum. Hinzu kommen jährliche Wartungskosten in Höhe von 26.584,60 €, in denen die Light-Anbindungen für die noch nicht angebundenen Einrichtungen mit einem Betrag von 6.854,40 € enthalten wären.

Für die Leistung kommt aus unserer Sicht aus den nachfolgenden Gründen nur ein Unternehmen in Betracht:

·         Die BMS Consulting ist eine der wenigen Beratungs- und Softwareentwicklungsgesellschaften in Deutschland, welche ihre Arbeitsschwerpunkte im Bereich der Finanzierung und Verwaltung von KiTas hat. Dies gilt für die fachliche Beratung sowie technische Lösungen. Die BMS Consulting ist die einzige Gesellschaft, die integrierte technische Ansätze für die staatliche, die kommunale und die Ebene freier Träger entwickelt. Aktuell ist die BMS Consulting im Bereich Kindertagesstätten beratend für die zuständigen Landesministerien in NRW, Bayern, Niedersachsen, Rheinland-Pfalz, Saarland und Sachsen-Anhalt tätig.  

·         Die BMS Consulting berät aktuell das für die Aufsicht und Förderung zuständige Ministerium in RLP und entwickelt das neue webbasierte Betriebserlaubnis- und Förderverfahren. Alle Einrichtungen und Träger in RLP stellen zukünftig mit diesem Verfahren Anträge auf Betriebserlaubnis und Förderung und geben monatliche Monitoringmeldungen ab. Das Land beabsichtigt die Bereitstellung von Schnittstellen, welche von KiTaPLUS auf Grundlage der Kooperation sehr zeitnah unterstützt werden können. Die Kooperation der BMS Consulting mit dem zuständigen Landesministerium lässt insgesamt eine möglichst zeitnahe Partizipation an Gesetzes- und Verfahrensänderungen erwarten, was für ein zeitgemäßes Verwaltungsverfahren entscheidend ist.

·         KiTaPLUS ist aktuell für über 6.000 KiTas und deren Träger in RLP, NRW und dem Saarland lizensiert. Damit weist das Verfahren schon heute den höchsten Verbreitungsgrad in dieser Region auf.

·         Auf Grundlage der langfristigen Verträge mit großen Trägergruppen bietet KiTaPLUS eine umfassende Investitionssicherheit. So vertrauen z.B. in Rheinland die Einrichtungen, Träger und Verwaltungsstellen der Bistümer Limburg, Mainz und Speyer vollständig auf KiTaPLUS, insbesondere auch, da das Programm im besonderen Maße auf die rheinland-pfälzischen Förderbedingungen abgestimmt ist. Auch die evangelische Landeskirche der Pfalz hat KiTaPLUS flächendeckend eingeführt, genauso wie die Städte Ludwigshafen und Bad Kreuznach.

·         Bereits 43 von 68 KiTas (ca. 64% aller KiTas) im Kreis Kaiserslautern nutzen die Verwaltungssoftware KiTaPLUS. Auf diese Weise besteht bereits heute auf Basis von KiTaPLUS eine weitgehend einheitliche Systematik bei unterschiedlichen Trägern, wie Wartelisten gepflegt sowie Vertragsschlüsse und -laufzeiten verwaltet werden. Die additive Verwendung des KiTaPLUS-Anmeldeportals hätte damit zukünftig für alle bestehenden Nutzer im Kreis den Vorteil, dass eine Teilnahme am Anmeldeprozess ohne eine Änderung der gewohnten Arbeitsweise erfolgen könnte. Bei der Anschaffung eines Drittverfahrens ist demgegenüber mit Medienbrüchen zu rechnen. Zudem müssen Träger in solchen Fällen regelmäßig verschiedene Verfahren bedienen, was zu einem erhöhten Schulungs- und Betriebsaufwand führt und auch zu Lasten der Datenqualität gehen kann.  

Aus vergaberechtlicher Sicht wurde angemerkt, dass bei dieser Auftragssumme grundsätzlich das Gebot der öffentlichen Ausschreibung gilt. Aufgrund der vorherigen Ausführungen könnte hiervon gem. § 3 Abs. 5 Ziffer I VOL/A abgesehen werden.

Beschlussvorschlag:

Der Anbieter BMS Consulting wird mit der Einrichtung der Verwaltungssoftware KitaPLUS zu den im Angebot unterbreiteten Konditionen beauftragt.