Sachverhalt:

Die Kreisverwaltung Kaiserslautern nutzt seit Mitte September 2011 die Anwendung des Sitzungsdienstprogrammes „Session“ der Fa. Somacos zur Abwicklung der Kreisgremienarbeit.

Zur rechtskonformen Umsetzung des seit 01. Juli 2016 in Kraft getretenen Landesgesetzes zur Verbesserung direktdemokratischer Beteiligungsmöglichkeiten auf kommunaler Ebene sind künftige Sitzungen grundsätzlich öffentlich; ebenso sind alle Gremienbeschlüsse der Öffentlichkeit bekannt zu geben.

Zur Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderungen beabsichtigt die Verwaltung mit der Modul-Erweiterung „Session-Net“ zur automatischen Bereitstellung sowie Abruf sämtlicher Unterlagen in den Portalen zu arbeiten.

SessionNet kann als Verwaltungsinformationssystem im Intranet, als Gremien- oder Führungsinformationssystem im Extranet und als Bürgerinformationssystem im Internet genutzt werden.

Die digitale Gremienarbeit mittels Session-Net soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt (Sitzungen ab Juni 2017) für alle Kreisgremien eingeführt/umgesetzt werden.

Ab diesem Zeitpunkt können alle Sitzungsunterlagen (Einladungen, Beschlussvorlagen sowie Niederschriften) von den Mitgliedern mittels kennwortgeschütztem Zugang über unser Internetportal abgerufen und ausgedruckt werden. Weiterhin werden sowohl die Einladung, wie alle Beratungsvorlagen zur Sitzung zusätzlich elektronisch übermittelt. Es entfällt die Übermittlung in Papierform.

Entsprechend sind hierzu die Regelungen der Geschäftsordnung des Landkreises Kaiserslautern zu beachten.

Beschlussvorschlag:

1.         Der Kreistag spricht sich auf Vorschlag der Verwaltung grundsätzlich für die Einführung von SessionNet und der damit verbundenen papierlosen Nutzung des Sitzungsdienstprogrammes für die Gremienarbeit des Landkreises Kaiserslautern aus.

2.    Folgende Rahmenbedingungen werden festgelegt:

a)     Gestaltung des Portals/Umfang Datenbereitstellung für den Bürger:

1.  Die Abbildung der Stammdaten erfolgt mit Mitgliedsname, Vorname, Fraktionszugehörigkeit und Gremienzugehörigkeit (in Anlehnung an die Darstellung im Kreishandbuch)

2.  Feststehende Sitzungstermine werden i.d.R. 30 Tage im Voraus eingestellt. 

b)    Sitzungsvorbereitung:

1.  Es erfolgt eine elektronische Übermittlung der Einladung sowie Bekanntgabe der Tagesordnung und eines Hinweises zum Abruf weiterer Sitzungsunterlagen

2.  Es erfolgen weitere Hinweise in elektronischer Form auf Neueinstellungen bzw. Änderungen im Portal.

c)    Sitzungsnachbereitung:

Niederschriften werden nur noch elektronisch über das Portal bereitgestellt.

3.    Es erfolgt an alle Kreistagsmitglieder eine schriftliche  Anfrage dazu, wer von dem digitalen Sitzungsdienst Gebrauch machen möchte.